Effektkartläggning

Varför lyckas vissa projekt och andra inte? Vår erfarenhet talar för att det framförallt handlar om hur man agerar i den inledande fasen i projektet.

Om man inte har en tydlig bild och förståelse för vad projektet syftar till, vilka målgruppernas behov är och vilken effekt som man vill se efter att man är klar med projektet, ja då är det nästan omöjligt att förvänta sig ett toppresultat. 

Vi har fastnat för en metod som heter Effektkartläggning. Genom att praktisera effektkartläggning i många år kan vi konstatera att metoden inte bara är snabb att genomföra och säkerställer att man driver projektet mot direkt affärsnytta. Metoden bidrar även till samsyn och effektivitet i genomförandet och blir ett verktyg för förankring i kundens egen organisation. Dessutom så är effektkartan (själva slutdokumentationen av effektkartläggningen) något som kan användas i flera olika syften och projekt och kan uppdateras och anpassas i takt med att nya förutsättningar och behov träder fram. Och det skadar ju inte att det också är väldigt roligt att genomföra en effektkartläggning!

Effektkarta

Effektkartan är slutdokumentationen av en effektkartläggning. Den blir ofta uppskattad och väl använd av såväl marknadschefer, ledningsgruppen och projektledare hos kunden.

Styrkan med en effektkartläggning

Styrkan i metoden ligger i att den knyter ihop övergripande mål med användarnas behov. Med grund i företagets övergripande verksamhetsmål konkretiseras mätbara strategiska mål för verktyget/processen. Användarnas behov och hur man kan tillmötesgå dessa prioriteras efter vilken tänkbar effekt de har för måluppfyllnad. Detta blir ett verktyg för förankring och ett bra underlag för prioritering av kommande aktiviteter, vilket är nyckeln för ett lyckat förändringsarbete. I och med detta säkerställer vi ett verktyg som skapar nytta och driver mot ett eller flera av verksamhetsmålen.

Genom att styra projektet mot användarnas behov så kommer du få affärsnyttan på köpet!

Hur går det till i praktiken? 

Metoden är enkel att följa och det spelar ingen roll om det är ett nytt verktyg som ska tas fram, en vidareutveckling av ett befintligt system eller en process som ska förändras. Inte heller projektets storlek har eg någon påverkan på själva upplägget. Det som skiljer en effektkartläggning från en annan är 

  1. Hur pass väl målgrupperna redan är kartlagda – finns en uppdaterad kundresa på plats med aktuella målgruppsbeskrivningar? Om inte så är det ett arbete som måste göras inom ramen för effektkartläggningen
  2. Hur många personer behöver delta i arbetet? I en effektkartläggning är det viktigt att det finns representanter med som verkligen känner målgrupperna och deras behov
  3. Hur långt avser man att effektkartläggningen ska tas? Man kan sluta vid att man har en övergripande backlog med de aktiviteter/funktioner som behöver genomföras för att nå effektmålen, men man kan också ta det vidare ett steg och landa i en komplett kravspecifikation med tidsestimat och budget.

Vi har genomfört många effektkartläggningar genom åren och i princip följer de samma upplägg: 

Steg 1: Uppstartsmöte

Tillsammans går vi igenom vilket material som redan finns framtaget och som ska feedas in i projektet som tex målgruppsbeskrivningar, kundresan mm. Vi diskuterar projektupplägg och tar fram en övergripande tidplan.

Steg 2: Syfte och mål

- Syftet med projektet - Identifiera effektmålen - Identifiera mätbara mål

Steg 3: Prioriterade målgrupper och deras behov

- Vilka målgrupper är de som kan påverka effektmålet? - Prioritering av målgrupperna - Vilka behov har de prioriterade målgrupperna?

Steg 4: Effektkartan

Sammanfattning och design av effektkartan

Mellan varje steg sker ett visst arbete med att dokumentera och förbereda nästa steg. Det händer också att kunden får hemläxor för att vi inte ska tappa fart och för att få med oss så relevant underlag som möjligt in på våra gemensamma workshoppar. 

 

Hör gärna av dig till oss!

Kanske är det början på ett långvarigt och framgångsrikt samarbete.

/Mia Kim, VD & grundare