Videomöten - energitjuv eller positiv vitamininjektion

När pandemin drog fram över Europa anpassade sig de svenska företagen imponerande snabbt. Konferensrummen ersattes av virtuella mötesplatser på nätet och videomötena blev en del av affärsrutinerna och vardagen.

För många var det en helt ny erfarenhet. Men idag, ett halvår senare, har ett morgonmöte i ensamhet framför datorn och kameran blivit det nya normala.

Vi har fått ordning på teknikstrul och uppkopplingar och lärt oss att hantera mute-knappen. De mest ambitiösa har till och med ordnat en riktig hemstudio med proffsig ljud- och ljussättning.

Men visst. Det finns fortfarande utrymme för förbättringar. Att lyckas med sina videomöten handlar ju inte bara om lyckas med tekniken.

Vad hände till exempel med all spontan och glad energi som vi hade på våra vanliga morgonmöten i konferensrummet? Och varför kan ett videomöte ibland göra en så utmattad och dränerad på energi?

Att sitta i långa möten framför en bildskärm full med stirrande ansikten kan vara både tråkigt och segt, ansträngande och utmattande. Men med rätt upplägg och genom att följa några enkla regler ökar chansen för att era videomöten ska fungera som engagerande och positiva vitamininjektioner.

Här kommer fem regler och tips vi haft stor nytta av!

1. Prata inte när jag avbryter

I konferensrummet har du en tredimensionell närvaro, i realtid. Den hjälper dig att välja exakt rätt ögonblick för att fälla den där kommentaren som du suttit och grunnat på. Men på ett videomöte kan plötsliga yttranden ofta bara skapa förvirring. Det var inte din avsikt, men du råkade just avbryta talaren mitt i en konstpaus och laggande uppkopplingar bidrog sen till den allmänna förvirringen. Ju fler mötesdeltagare, desto större förvirring.

Vårt tips: Tala är silver, men tiga är guld. Åtminstone så länge du inte har ordet. Utse en värd för mötet och enas om ett sätt att begära ordet. En uppgift för värden är att agera moderator; att se till att alla checkar in eller presenterar sig och att under mötets gång fördela ordet för att skapa positiv och inkluderande stämning.

 

 

2. By failing to prepare, you are preparing to fail

Alla möten blir bättre av förberedelser. När det gäller videomöten kunde ingenting vara mer sant. Att försöka förvandla ett hörn av köket eller vardagsrummet till en tevestudio klocka sju på morgonen för ett brådskande möte med den viktiga kunden och det stora projektteamet kan vara både pulshöjande och en nästan förnedrande uppgift. Som givetvis slutar med ett misslyckande.

Vårt tips: Välj en miljö för din ”hemstudio” som du är trygg med och håll dig till den. Ägna de andra mötesdeltagarna en tanke när du väljer miljö. Testa kameravinkel, bakgrund, ljussättning och all teknisk utrustning i god tid före mötet. Vissa möten kräver en mer förtroendegivande inramning än andra. Pröva gärna att spela in dig själv i ett testmöte för att se att tekniken håller tillräckligt god kvalitet. Om möjligt undvik att sitta på Wifi och koppla upp dig trådat. Är du presentatör kan du med fördel ha två skärmar så att du kan visa presentationen på en skärm och själva mötet i den andra.

3. Om blickar kunde döda

I ett konferensrum möts våra blickar – hela tiden, kors och tvärs genom rummet. Vi ler och vi tar emot leenden, vi nickar, visar respekt och bygger allianser. Utan att ens yttra ett ord. Ju känsligare ett ämne är, desto mer förlitar vi oss på sådan icke-verbal, outtalad kommunikation.

På ett videomöte fungerar inte den strategin, eftersom du inte kan utbyta förtroliga blickar och gester med enskilda mötesdeltagare. Under ett videomöte ser alla på alla och på ingen särskild. Åtminstone är det vad du måste utgå ifrån. (Någon ömsesidig ögonkontakt kan inte existera. Du kan helt enkelt inte se den andre i ögonen och samtidigt titta in i din egen kamera).

Den här bristen på ögonkontakt upplevs av många som särskilt frustrerande och hämmande, eftersom det gör det svårare både att sända ut och att ta emot subtila meddelanden och reaktioner. Det blir svårare att tolka det som sker under den verbala ytan, svårare att läsa av hur det vi säger tas emot och utan alla dessa subtila icke-verbala återkopplingar känner vi oss osäkra.

Vårt tips: Ett videomöte kan inte ersätta det fysiska mötet och passar inte för alla typer av ämnen. Det enklaste sättet att kompensera för uteblivna blickar är att använda fler ord, att tilltala enskilda mötesdeltagare vid namn för att skapa personligt tilltal och riktning. Vill du använda icke-verbal kommunikation använd grövre mimik är du vanligtvis brukar. Nicka. Skaka på huvudet. Le brett.

4. Narcissusproblemet

Det är inte många som skulle komma på tanken att ta med en spegel in i konferensrummet. Ännu färre skulle ta fram nämnda spegel i tid och otid för att med en frånvarande blick då och då betrakta sig själv en stund. Men det är ett faktum att den vanligaste källan till distraktion under ett videomöte är just den där infällda bilden som föreställer dig själv. Om ögonkontakt bygger samförstånd så bygger video-narcissism motsatsen.

Vårt tips: I de flesta program för videomöten kan man dölja den egna kamerabilden för att istället ge mer skärmutrymme åt de andra deltagarna. Utnyttja den funktionen om det går (Stöd finns i Zoom, Skype for Business m fl. Tyvärr inte i Teams… ännu). Och när vi ändå pratar om distraktioner: sätt telefon i tyst läge och stäng av alla notifieringar före mötet. Stäng alla flikar och fönster och program på datorn som inte behövs för själva mötet. Visa respekt för mötesdeltagarna och uppträd som om du satt vid bordet tillsammans med dem.

5. Syfte, dagordning, beslut

Ett möte i den gamla fysiska världen började och avslutades med ett myller av informella samtal. Det småpratades vid kaffeautomaten på väg till konferensrummet och det småpratades i små grupper i pauserna och i foajén efter mötet. Det var ju då frågetecken rätades ut och världsbilder synkroniserades. I små grupper. Off the record.

Men när ett videomöte är slut, så är det verkligen slut. Lika plötsligt som det började. Ingen kaffeautomat att samlas runt och ingen foajé att dröja sig kvar i. Deltagarnas ansikten försvinner från skärmen och lämnar dig ensam med funderingar och tankar.

Vårt tips: Definiera mötets syfte tydligt och punkta upp en dagordning. Rekapitulera ofta och gör täta avstämningar. Det ersätter inte de informella samtalen, men det minskar behovet av att prata av sig. Täta recaps skapar också naturliga punkter för att flera gånger under mötet fånga upp och räta ut missförstånd. Med god marginal till att mötet ska avslutas, gör en check out! Låt alla deltagare kort berätta om vad de fått med sig (eller inte fått med sig) från mötet. Det skapar en inkluderande känsla och genererar ofta en positiv energi.

Hoppas att dessa tips kan hjälpa dig!

/Vännerna på Sublime