Intranät för Svensk Handel

Sharepoint / Episerver

Episerver och SharePoint i skön förening

Sublime fick förmånen och förtroendet från bransch- och arbetsgivarorganisationen Svensk Handel att utveckla ett intranät, baserat på de båda välkända plattformarna Episerver CMS och Microsoft SharePoint. Projektet höll både budget och tidplan trots att det var en hel del tekniska utmaningar som skulle bemästras.

Bakgrunden var att Svensk Handel behövde ett nytt intranät. Önskemålet från början var att upphandla en lösning helt i SharePoint men de anpassningar, som främst rörde den responsiva designen, visades inte kunna hanteras inom budgetramarna. Då dokumenthantering och arbetsrum i SharePoint var ett prioriterat önskemål landade beslutet i att behålla dessa delar men utveckla merparten av intranätet i Episerver.

Med Episerver som ”front” för intranätet skulle SharePoints arbetsrum och dokumenthantering integreras vilket innebar flera tekniska utmaningar. En viktig del av intranätet är en funktion som kallas ”Mitt flöde”. Syftet med Mitt flöde är att ge respektive medarbetare information om vad som händer inom de delar på intranätet där vederbörande är aktiv.

Framför allt handlar det om aktiviteter i de s k arbetsrummen. Dessa delas in i tre grupper: öppna, slutna och stängda. De öppna är som namnet antyder öppna för samtliga medarbetare och alla tillåts ta del av informationen. Slutna är synliga för alla medarbetare men kräver en godkänd ansökan för att ge medarbetaren åtkomst till innehållet. De stängda rummen syns bara för de medarbetare som har rätt behörighet.

Förändringar kring t ex uppladdning av dokument, nyheter och nya medlemmar i de arbetsrum som respektive medarbetare är delaktig i ska registreras och presentaras i Mitt flöde. Tanken var att genom dessa notifieringar får alla medarbetare realtidsinformation om när något händer vilket snabbar upp kommunikationen och förstärker intranätets sociala roll. Händelseinformationen från SharePoint integrerades i Mitt flöde genom att läsa in sökindexets samtliga registrerade aktiviteter, filtrerat efter respektive medarbetares arbetsrum.

En annan stor teknisk utmaning rörde själva sökfunktionen. Svensk Handel önskade en sökfunktion som ger träffar på allt innehåll oavsett om det finns som sidor i Episerver eller som dokument i SharePoints olika arbetsrum. För att åstadkomma detta användes den externa sökfunktionen SiteSeeker för att ”spindla” all information i Episerver men också för att läsa in samtliga dokument som SharePoints egen sök hade indexerat. Resultatet blev ett sökindex med all information från de båda integrerade plattformarna. Genom att samköra AD-roller med rättighetsåtkomst i SharePoint visas enbart den information som överensstämmer med respektive medarbetares behörighet.

Citat från kund

Förutom nyheter, telefonlista med mera ville vi kunna erbjuda Svensk Handels medarbetare smarta arbetsrum där vi enkelt skulle kunna samla gemensamma dokument, föra dialoger och ta del av nyheter relaterade till arbetsrummet. Med Sublimes hjälp byggde vi vårt nya intranät i EpiServer men arbetsrummen är byggda i Sharepoint och så flödar vi in innehållet från därifrån till Episerver. Med Sublimes kreativa idéer och hjälp ha vi har lyckats använda det bästa av två världar och det funkar jättebra!

Om Svensk handel

Svensk Handel företräder landets handelsföretag i arbetsgivarfrågor och näringspolitik. Som den största medlemsorganisationen inom Svenskt Näringsliv organiserar Svensk Handel 12 000 medlemsföretag med målet att stärka handeln och öka medlemsföretagens lönsamhet.